Trích dẫn thủ công đã và có lẽ đang là cơn ác mộng của nhiều sinh viên. Và để tiết kiệm sức lao động thì số hóa công việc này là một giải pháp tốt. Hiển nhiên, một thao tác có tính “quy tắc” như thế này sẽ dễ dàng có những phần mềm hỗ trợ đơn giản và dễ sử dụng.
Mendeley là một công cụ miễn phí khá phổ biến trong việc sắp xếp, quản lý và định dạng các trích dẫn trong quá trình viết một bài báo khoa học. Công cụ được phát triển bởi nhà xuất bản Elsevier và chỉ sử dụng duy nhất giao diện bằng tiếng Anh.
- Cài đặt và lập tài khoản Mendeley
Vào trang chủ https://www.mendeley.com/ và tải file cài đặt phù hợp cho máy tính của bạn. Hiện tại, Mendeley có thể chạy trên các hệ điều hành MacOs, Window, Linux và Android.
Các bạn cài đặt vào máy tính và đăng ký một tài khoản Mendeley. Cách đăng ký cũng bình thường như mở một tài khoản email hay Facebook.
Sau đó mở Mendeley Desktop và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.
- Plug in vào Word và sử dụng Mendeley
2.1 Plug in vào Word
Thông thường sau khi cài đặt xong, Mendeley sẽ tự Plug in vào Word và xuất hiện trên thanh công cụ ở Mục “References”
Nếu Mendeley không tự nhúng vào Word, các bạn có thể kích trực tiếp từ Mendeley thông qua Tools/Install MS word Plug in. Sau đó khởi động lại Word sẽ thấy công cụ Mendeley ở vị trí như trên.
2.2 Import bài báo và quản lý
Việc đưa một bài báo khoa học dạng PDF vào Mendeley cưc kỳ dễ dàng. Các bạn có thể thử một trong ba cách sau:
- Files/Add files và dẫn đường dẫn tới PDF cần thiết
- Click vào nút Add Files ở ngay góc trên trái của giao diện Mendeley
- Kéo trực tiếp PDF (thường là rất nhiều PDF) và thả vào khoảng giữa của giao diện Mendeley (đơn giản như thao tác copy giữa các folder của Window vậy)
Sau khi kéo bài báo vào thì các bạn có giao diện như hình sau.
Cột bên trái phía trên là cấu trúc dữ liệu giúp các bạn có thể quản lý các trích dẫn dễ dàng. Thao tác vẫn tương tự như Window. Các bạn thoải mái thêm bớt thư mục, đặt thư mục trong thư mục tùy theo thói quen quản lý của từng cá nhân.
Cột bên trái phía dưới là danh sách các tác giả. Các bạn click vào một tên, Mendeley sẽ lọc ra các bài báo của tác giả đó. Ví dụ như click vào Prof. D.J.McClements, Mendeley sẽ cho ra ba bài báo đang có của tác giả này.
Các bạn cần chú ý là Mendeley chỉ có thể hiểu các bài báo có cùng tác giả khi bạn khai báo tên tác giả hoàn toàn trùng khớp với nhau. Như trong ảnh trên, tên tác giả David Julian McClements được cố tình khai báo dưới ba cách viết khác nhau nên Mendeley hiểu rằng có ba tác giả khác nhau.
Làm cách nào để khai báo tên tác giả?
2.3 Chỉnh sửa và khai báo thông tin
Sau khi import bài báo vào Mendeley, các bạn có thể click đôi vào bài báo. Mendeley sẽ mở file PDF với cột bên phải chứa toàn bộ thông tin trích dẫn. Đây là một lợi thế cực mạnh so với Endnote.
Ở tất cả các mục, Mendeley đều có “gợi ý” cho các bạn từ cơ sở dữ liệu sẵn có của mình, như các bạn khai báo tên tạp chí chẳng hạn. Đặc biệt là tên tác giả, Mendeley sẽ sử dụng lượng dữ liệu tên sẵn có trong kho của bạn đã cung cấp. Khi đó, các bạn biết rõ tác giả đó có phải là tác giả có sẵn hay không và chỉnh lại tên cho trùng khớp với các bài báo trước để tránh trường hợp một tác giả ba tên như ví dụ trên.
Đối với các bài báo của Elsevier từ năm 2000 trở về sau, những thông tin trích dẫn ở cột bên phải được Mendeley đọc gần như hoàn hảo. Các bạn thường không phải chỉnh sửa nhiều. Tuy nhiên các bài báo của các nhà xuất bản khác hoặc các bài báo từ trước những năm 1990, Mendeley vẫn có thể “tự” đọc thông tin trích dẫn nhưng có sai sót nhiều nên các bạn phải chú ý chỉnh sửa để hướng tới một danh mục tài liệu tham khảo “sạch” (“clean” reference list).
Danh mục tài liệu tham khảo “sạch” là một danh mục có đầy đủ thông tin và các thông tin phải chính xác để người đọc có thể tìm được trích dẫn một cách dễ dàng.
Việc “làm sạch” danh mục tài liệu tham khảo, hay còn gọi vui là “rửa” danh mục tài liệu tham khảo là việc mà tác giả thường phải làm trước khi nộp bài báo cho tạp chí. Các thông tin này đương nhiên sẽ được Mendeley sử dụng để tạo ra các trích dẫn theo kiểu trích dẫn khác nhau của từng tạp chí.
Thế làm thế nào để chèn một trích dẫn vào file Word?
- Cách chèn trích dẫn
Cách chèn trích dẫn vào file Word rất đơn giản. Các bạn đưa con trỏ lại vị trí cần thiết, rồi mở task “References” trong Word, click “Insert Citation”, Mendeley sẽ được kích hoạt và mở ra giao diện sau
Tại đây các bạn có thể nhập từ khóa như tên tác giả, tên bài báo thì Mendeley sẽ hiện ra một danh sách cho bạn chọn và bạn chỉ việc chọn đúng bài báo mình cần. Mendeley sẽ tự điền số hay tên tác giả (tùy kiểu trích dẫn của từng tạp chí) ngay vị trí con trỏ.
Sau đó, để chèn danh mục tài liệu tham khảo, các bạn vẫn đặt con trỏ ở vị trí cần thiết và click vào nút “Insert Bibliography”, Mendeley sẽ cho hiển thị toàn bộ danh mục tài liệu tham khảo dưới dạng ký tự của Word. Các bạn cũng có thể chỉnh sửa bằng tay danh mục này nhưng không khuyến khích. Nếu cần chỉnh sửa, các bạn nên chỉnh sửa hẳn trong Mendeley để lưu lại cho lần tiếp theo.
Mọi người đều biết các tạp chí khác nhau sẽ có các kiểu trích dẫn khác nhau. Các bạn có thể chọn kiểu trích dẫn ngay trên thanh công cụ, nút “style”. Nút “more style” cho phép các bạn tìm thêm các kiểu trích dẫn mặc định khác của Mendeley. Đối với các kiểu trích dẫn mà Mendeley chưa có sẵn, các bạn có thể download file định dạng kiểu trích dẫn (đuôi .cls) tại cơ sở dữ liệu của Mendeley (hoặc cả Zotero – phần mềm quản lý trích dẫn khác) hoặc ngay tại trang web của tạp chí.
Sau đó các bạn chép file “.cls” vào thư mục cài đặt (Path thông thường là: C:\Program Files (x86)\Mendeley Desktop\citationStyles-1.0) rồi khởi động lại cả Mendeley và Word để cập nhật các thay đổi mới.
- Một số kinh nghiệm
Kiểu trích dẫn là chữ hay số sẽ ảnh hưởng đến cách hành văn khi đặt câu. Ví dụ như khi viết cho Vietnam Journal of Science với định dạng PNAS, thì sẽ viết là:
Ngược lại, đối với các kiểu trích dẫn có gọi tên tác giả, khi viết ý ở trên, các bạn không nên để xuất hiện hai lần tên tác giả trong câu. Vì vậy, nên viết lại dạng câu bị động như sau:
Trường hợp này kiểu trích dẫn của Food Chemistry không được sử dụng. Các bạn dễ dàng thấy là cấu trúc trích dẫn của PNAS không hiển thị thông tin của DOI, trong khi của Food Chemistry thì có.
Kinh nghiệm của tôi là khi viết bài mà chưa chọn tạp chí, tôi thường hay viết bằng kiểu trích dẫn số. Giả sử sau đó các thầy sẽ chọn tạp chí có kiểu trích dẫn theo chữ, thì mình đọc lại toàn bài và chỉnh các câu có tên tác giả lại cho phù hợp với người đọc.
Như các bạn thấy danh mục tài liệu tham khảo tuy không phải là nội dung quan trọng nhất nhưng nó ảnh hưởng nhiều đến tâm lý người đọc. Nó cũng thể hiện sự chỉnh chu và sự tôn trọng của tác giả dành cho người đánh giá/ người biên tập (reviewer/editor). Có nhiều người đánh giá chỉ cần thấy danh mục tài liệu tham khảo không “sạch” là sẽ trả bản thảo yêu cầu làm lại. Vì vậy, nên hoàn chỉnh các tiểu tiết để hướng tới một bản thảo hoàn hảo và làm hài lòng người đánh giá.
Tác giả: MKN
MKN (2016), Mendeley – Công cụ quản lý trích dẫn miễn phí, tại http://www.vjsonline.org/career/mendeley-%E2%80%93-c%C3%B4ng-c%E1%BB%A5-qu%E1%BA%A3n-l%C3%BD-tr%C3%ADch-d%E1%BA%ABn-mi%E1%BB%85n-ph%C3%AD truy cập ngày 9/7/2016.
